Turundusmeilidel peavad olema spetsiifilised eesmärgid ja asjakohased CTA-d (call-to-action; est tegevusele üleskutse), mille abil tõsta klikkimise määra, maandumislehtede külastatavust, registreerumiste arvu, müüginumbreid jpm. Selle kõrval ei jää ilmselt märkamata ka konkreetsetesse e-posti kaustadesse tulevad vastusmeilid. Paljud neist võivad küll automaatvastused olla (puhkuse teavitused jms), kuid mõningate vastuste näol on tegemist personaalsete e-kirjadega. Seekord räägime sellest, kuidas just viimast tüüpi vastusmeilidega tegeleda.
Loobu “mitte-vastata” postkastist
Kui kasutad endiselt turundusmeilidele saabuvate vastuste haldamiseks nn mitte-vastata e-postkasti, on viimane aeg sellest loobuda. Selleks on muide enam kui üks põhjus. Näiteks võib mitte-vastata e-posti aadress e-kirjade kohaletoimetamise määrale negatiivset mõju avaldada. Meilikliendid võivad pahatihti sedasorti aadressidelt tulevad kirjad spämmiks mäkida. Viimasel ajal on olnud juttu ka sellest, et mitte-vastata kirju ootab sagedasti lausa blokeerimine ees.
Mõtle ka sellele, kuidas mitte-vastata aadress sinu brändi mainele mõjub. Kas selline lähenemine on sinu üldiste väärtuste ja eesmärkidega ühel lainel? Kuidas võib kliendi poolt saadetud kirja lugemata jätmine mõjutada sinu üldist kliendisuhtlust? Suure tõenäosusega tunnevad kliendid ennast ebaolulise ja ignoreerituna. Ei tasu unustada, et enamik neist ootab sinu ettevõtte poolset vastust ka juhul, kui oled esmases e-kirjas maininud, et vastuste postkastil silma peal ei hoita.
Kas mitte-vastata e-postkast vastab üldse turundusmeilidele esitatavatele nõuetele? Paljud andmekaitse regulatsioonid eeldavad, et teenusepakkujad annavad klientidele võimaluse kontakti võtmiseks. Klientidel võib selleks ka igati õigustatud huvi olla, kuna tänaste andmekaitse regulatsioonide valguses on neil igal hetkel õigus uurida, milliseid andmeid ettevõtted nende kohta omavad ning kuidas selliseid andmeid kasutatakse. Kas mitte-vastata postkast ikka annab kontaktidele selleks võimaluse? Kuigi sedasorti postkastid ei ole hetkel seadusega keelatud, ei tähenda see, et nende kasutamine äriliselt just mõistlik otsus oleks.
Kõik kirjasaajad ei ole IT-spetsilistid
Kõik e-kirjade saajad ei uuri sinu vastuspostkasti nime või seda pisikest kirja, mis selgitab, kuidas ettevõte turundusmeilile saabuvate vastustega tegeleb. Vaatamata sellele tunnevad enamik neist meilpostkasti põhifunktsioone – sealhulgas, kuidas e-kirjale vastata. Nähes “Vasta” nuppu, teevad nad loogilise järelduse, et saadud kirjale on võimalik vastata. Kui oled kontaktidele ilusa uudiskirja saatnud, tahavad mõned neist sinuga ka ühendust võtta.
Meilikliendi vastuste ja sisendkausta haldamise reeglid
Mõned meilikliendid pakuvad vastuste haldamise funktsioone, näiteks automaatvastajate filtreerimist. Sadade “viibin puhkusel” e-kirjade läbi lappamine, et mõni tõepoolest asjakohane vastus leida, võib üsna tüütu ja ajakulukas olla.
Paljud meilikliendid annavad kasutajatele endale võimaluse panna paika reeglid, mille abil postkasti kasutamine lihtsamaks ja mugavamaks muuta. Enamasti saab määrata näiteks edastamise, kaustade vahel liigutamise ja arhiveerimise reegleid. Tee endale teene ja pane need reeglid paika. Loo näiteks reegel, mille alusel kustutatakse kõik e-kirjad, mille teemareas sisaldub “Viibin puhkusel”. Lihtsuses peitub võlu, seega tee asjad enda jaoks lihtsamaks!
Kui ettevõttel on olemas kasutajatugi, tasuks turunduse e-kirjadele tulevate vastuste jaoks kasutada nende e-posti aadressi. Kui sinu tiimis saadavad turundusmeile vaid paar inimest, kes ühtlasi ka sissetulevatel vastustel silma peale hoiavad, soovitame taaskord soojalt erinevate reeglite abil vastuspostkastile filtreerimissüsteem paika panna.
Uudiskirjadest loobumised vastuste kujul
Paljud e-kirjade saajad on harjunud turundusmeili jalusest leitava lingi abil uudiskirjadest loobuma. Teinekord juhtub mõnel kontaktil aga halb päev olema või ei ole nad saadud e-kirja sisuga rahul. Sellisel juhul soovivad nad oma pahameelt väljendada millegi enama kui lingil klikkimisega ja tahavad saata vastuse neile mitte meeldinud e-kirjale. “Ma ei taha teie e-kirju saada!” või “Ärge saatke mulle rohkem kirju!” on sisuliselt valjuhäälsed soovid sinu kontaktilistist lahkumiseks. Võta neid palveid kuulda ja eemalda sellised kontaktid enda andmebaasist. Sa ei ole kaugeltki ainus, kes selliseid kirju saab, seega ei tasu neid liialt südamesse võtta.
Tasub ka mainida, et pandeemia tõi suurel hulgal inimesi veebimaailma, isegi need, kes varem online’i just avastanud polnud. Seetõttu ei pruugi nad nii tehnoloogia teadlikud olla, et ise uudiskirjade saamisest loobuda ja võivad sulle sellel teemal hoopis vastuskirja saata.
Mõningad vastused vajad su tähelepanu
Asjakohaste vastuste (ja loobumissoovide) kõrval kipuvad vastuspostkasti jõudma ka küsimused pakutavate toodete või teenuste kohta. Lisaks võivad kontaktid võtta ühendust ka tehnilise abi saamiseks; ehk soovivad nad esitada kaebuse või hoopis suurepärast tagasisidet jätta!
Sinu klienditugi peaks probleemide lahendamisel abiks olema või pakkuma tuge kliendi ostuteekonnal. Ka rahulolematud kliendid on võimalik õnnelikuks ja lojaalseks muuta – kiired ja abistavad vastused on siinkohal võtmeteguriks. Ei tasu unustada, et meilisuhtlust nähakse kokkuvõttes siiski dialoogina.
Klientide vastused on täis väärtuslikku infot
Klientide vastused võivad anda suurepärast siseinfot sinu kontaktibaasi kohta. Mida sinu kliendid oma vastustes küsivad? Kui konkreetsed küsimused ja murekohad korduvad, tasuks neid teemasid oma tulevastes turundusmeilides ilmselt veidi lahata. Populaarsetele küsimustele vastamiseks võib kodulehele ka näiteks KKK lehe luua.
Kui ettevõttel on blogi, ammuta küsimustest inspiratsiooni uute artiklite loomiseks. Nii saad klientidele vajaliku info korraga edasi anda ning ka oma kodulehe külastatavust suurendada.
Hoia turundusmeilide vastustel silm peal
Eelnevast lähtudes on nüüdseks loodetavasti selge, et turundusmeilide vastustel tasub silm peal hoida. Efektiivse haldamissüsteemi abil õpid oma kontakte paremini tundma ning omapoolsete vastuste abil suurendad oma ettevõtte usaldusväärsust ja klientide lojaalsust. Lisaks võid ammutada inspiratsiooni oma kodulehe täiendamiseks või artiklite kirjutamiseks.