Ühise eesmärgi nimel – meeskonnatöö parimate uudiskirjade koostamiseks

Uudiskiri on üks tõhusamaid sisutüüpe turunduses. See on e-kiri, mida saadetakse perioodiliselt sooduspakkumiste postitamiseks, ettevõtte uudiste edastamiseks, potentsiaalsete klientide ja müügivihjete kasvatamiseks ning firmasisese uudiskirja puhul isegi töötajate suuremaks kaasamiseks.

Content Marketing Institute viitab sellele, et neljast turundajast kolm kasutavad sisu levitamiseks uudiskirju ja Litmuse ressursikeskus ütleb, et meilide ROI on keskmiselt 36 dollarit iga kulutatud dollari kohta. Päris muljetavaldav, eks?

Kuid tõhusa uudiskirja loomisest, mis kajastab brändi väärtusi, edendab suhteid ja mõjutab positiivselt meiliturunduse mõõdikuid, on lihtsam unistada kui seda planeerida. Niisiis, kuidas saavad turundajad luua tõhusaid uudiskirju?

Kuigi on tulemuslikke meiliturunduse tavasid on mitmeid, aitame sul planeerimist veidi kergemaks teha ja räägime ühest enim alahinnatud, kuid üliolulisest aspektist – funktsionaalse meeskonna koostöö.

Mis on meeskonnaülene koostöö ja miks see on oluline?

Meeskondadevaheline koostöö ehk funktsionaalse meeskonna koostöö viitab koostööle organisatsiooni eri meeskondade vahel, ühise eesmärgi saavutamiseks. See hõlmab huvirühmadelt toetuse saamist ning osakondadevahelist suhtlust ja koordineerimist.

Meeskondadevahelise koostöö eesmärk on kasutada erinevate meeskondade tugevusi ja teadmisi, et parandada ettevõtte üldist jõudlust ja tootlikkust.

Allpool toome välja mõned põhjused, miks meeskondadevaheline koostöö on edukate uudiskirjade koostamiseks hädavajalik.

• Innovatsiooni edendamine

Korda meie järel: “Silomõtlemine on uuenduste vaenlane”.

Kuna tänapäeval keskendutakse üha enam kaug- ja hübriidmeeskondadele, on eriti oluline murda piire ja julgustada meeskondadevahelist koostööd. Ühine tegutsemine võimaldab meeskondadel seisukohti jagada, soodustab loovust ja julgustab mõttevahetust.

Näiteks teab turundaja hästi ideaalse kliendi profiile, kuid kvaliteediosakond või tootearenduse tiim teab kõiki olulisi pisiasju toote kohta. Selline koostöö võib aidata turundajatel esile tõsta parimaid tooteomadusi, mida turundusalgatustes reklaamida, mõista klientide valupunkte ja palju muud.

• Protsessi kiirendamine

Turundus on dünaamiline ja kiire tempoga ala, kus trendide ja arengutega kursis püsimine on ülioluline. Meeskonnatöö tagab tõhusama uurimistöö ning projektide planeerimise ja teostamise, kiirendades turundusmaterjalide valmimise protsessi. 

• Välditavate vigade minimeerimine

Igasugused apsakad on kõikidele turundajatele justkui õudusunenäoks, sest nende vead tulevad enamasti ilmsiks laiemale publikule. Kuigi eksimine on inimlik ja tegijal juhtub, hoiab meeskondadevaheline koostöö inimesed samal lehel, põimib nende eesmärgi ja visiooni ühisemaks, kiirendab tööprotsessi ja kõige selle käigus minimeerib välditavaid vigu.

• Produktiivsuse edendamine

Hästi organiseeritud meeskondlik koostöö võib tõsta tootlikkust. See võimaldab erinevate osakondade liikmetel jagada oma ainulaadset vaatenurka ja panustada ülesannetesse oma oskustega, et aidata luua tõhusamaid turunduskampaaniaid. 

Samuti hõlbustab meeskonnatöö ressursside ja vajaliku teabe jagamist, vähendab jõupingutuste dubleerimist ja ajendab innovatsiooni.

Meeskonnatöö toimimisel võivad turundajad leida end teadmiste “kullaaugust”. Omandatud teadmised aitavad neil muuta oma uudiskirjad ja muud turundusalgatused tõhusamaks, mis omakorda toob kaasa suurema investeeringutasuvuse ja rahulolevamad kliendid. Suurepärane, kõik võidavad! Aga vaatame, kuidas see kõike reaalselt töötab. 

Võimalused meeskonnatööks

Meeskonnatöö teeb kahtlemata imesid teadmiste jagamise, info liikumise ja tõhususe suurendamise jaoks. Aga kes on organisatsioonis need inimesed, kellega turundajad võiksid koostööd teha? Vastus sõltub organisatsiooni tüübist ja suurusest.

Näiteks IT-ettevõttes peavad turundajad tegema koostööd lahenduste meeskonnaga, et mõista, kuidas ettevõte toimib ja milliseid funktsioone nad esile tõstavad. Pealegi, kui tegeled idufirma meiliturundusega, oleks sinu jaoks firma asutaja või osakonna juht just see, kelle poole pöörduda.

Järgnevalt kirjeldame mõningaid levinud osakondi ja kolleege, kellega kooskõlas saavad turundajad edukaid meiliturunduskampaaniaid luua.

• Personaliosakond (HR)

Võib tunduda, et personali- ja turundusmeeskonnad töötavad paralleelselt ja neil pole midagi üksteise töösse panustada. Tegelikult on see tõest üsna kaugel.

Turundajatel ja personalitöötajatel on sisuliselt sama missioon – edendada ja levitada ettevõtte väärtuseid ja visiooni ning lõpuks meelitada ligi õigeid kliente. Erinevus seisneb selles, et HR on suunatud talentide ettevõttesse palkamisele, ja turundajate fookuseks on ostesemalt uusi kliente saada äritulu suurendamise eesmärgil. Nende kahe meeskonna koostöö võib osutuda vägagi viljakaks.

Lisaks peamiste personalisuundumuste tundmisele, omab personaliosakond põhjalikke teadmisi sellest, mida ettevõte pakub ja pikemas perspektiivis saavutada soovib. Need teadmised võivad olla abiks ettevõtte väärtusi tutvustavate uudiskirjade koostamisel, millest võib personaliosakond omakorda kasu tagasi saada. 

Lisaks võivad personalispetsialistide teadmised olla sisemise uudiskirja koostamisel hindamatud. Nemad teavad täpselt mis töötajaid motiveerib ja kaasab, millised on ettevõtte eesmärgid ja mil moel seda kõike kommunikatsioonis välja tuua.

• Klienditoe / -teeninduse osakond

Lisaks saavad turundajad kasutada uudiskirjade loomisel klienditoe abi. See koostöö võib osutuda väga edukaks üsna ilmsel põhjusel – klienditeenindajatel on klientide kohta palju teadmisi. 

Kui kliendid on pettunud või seisavad silmitsi mõne probleemiga, siis kelle poole nad esimesena pöörduvad? Äraarvamise eest auhindu ei saa – see on loomulikult klienditoe meeskond. Nemad teavad täpselt, mis klienti häirib, millist lahendust ta otsib ja mis peamine – kuidas tema soove täita.

Lisaks meeskonnaga suhtlemisele saavad turundajad lugeda väljavõtteid vestlustest ja kuulata olulisi kõnesid. 

Näiteks võib sinu klienditeenindustiim aidata sul teada saada, mis laadi sõnumside toimib kõige paremini ja millised on kliendi ootused ja valupunktid. Mis on sinu toote kohta kõige sagedamini esitatavad küsimused? Selle teadmise põhjal võid näiteks kasutada segmenteerimist. Saada potentsiaalsetele klientidele e-kiri, milles vastad küsimustele, mida päringute kaudu kõige enam toote kohta esitatakse, ja olemasolevate klientide grupile saada lahendusi kõige sagedasematele probleemidele, mis sinu toote/teenuse kasutamisel tekivad. 

Lõpptulemus: otsene viis klientide valupunktide mõistmiseks on rääkida oma klienditeeninduse meeskonnaga, misjärel saad neid teadmisi kasutada uudiskirjade kirjutamisel ja kõige tõhusama investeeringutasuvuse saavutamisel.

• Müügiosakond

Veel üks oluline meeskond, kellega koostööd teha, on müügimeeskond. Sarnaselt klienditeenindusmeeskonnale, on ka nemad kliendiga otseses kontaktis ja võivad jagada sulle palju tulusaid teadmisi.

Kuna müügiinimesed suhtlevad klientidega otse, tunnevad nad neid läbi ja lõhki. Müügiga tegelev kolleeg võib oma ülevaatliku hinnanguga sind aidata selliste uudiskirjade koostamisel, mis tabavad õiget emotsioonide, valupunktide ja väljakutsete akordi. Teisisõnu saab müügiosakond sind aidata parema ja tõhusama sisu kirjutamisel.

Lisaks aitab suhtlus müügiinimestega sind müügitsükli mõistmisel. See annab sulle parema ettekujutuse näiteks sellest, millal kliendid kõige sagedasemini välja langevad, ja võimaldab sul käsitleda neid probleeme oma uudiskirjas ja muudes turunduskanalites.

• Kujundajad ja sisuloojad

Kui oled idufirmas tegutsev “ühe inimese armee”, siis võid korraga olla nii turunduse-, disaini- kui ka sisumeeskond. Suuremates organisatsioonides pead tõenäoliselt tegema koostööd oma kolleegide – disainerite ja tekstikirjutajatega. Nemad on need, kes lõpuks loovad mõjusaid tulemusi soodustavaid tekste ja elemente firma uudiskirjadesse.

Meeskondadeülese koostööga oled saanud ülevaate ettevõtte suundadest ja soovitud tulemustest ning klientide võimalikest probleemidest. Selle kõige kokkupanemise ja loomeinimesest kolleegile edastamise tulemuseks on vähem edasi-tagasi suhtlust ja lisatööd ning kiiremini saavutatud soovitud tulemused.

Näiteks kasutatakse e-kirja köitvamaks muutmisel lisaks staatilistele piltidele ka GIF-e. Kuid kui sa ei suhtle disaineritega põhjalikumalt ja ei selgita neile e-kirjade voo ja sisu mõtet ning muud olulist, võib soovitud tulemuseni jõudmine võtta kilplaslikult kaua aega. 

Meeskondadevahelise koostöö parimad tavad

Oleme palju rääkinud meeskonnaülese koostöö tõhususest ja tähtsusest, kuid olgem ausad: see ei ole töö, mis võtab terve päeva aega.

2–10 liikmelises meeskonnas on tavaliselt lihtne suhelda, kuna kõik tunnevad kõiki ja saavad kergesti üksteist kätte. Vastuse saamine ei nõua päevade kaupa ootamist ja tavaliselt oled oma kolleegidega suhtlusest ühe sõnumi kaugusel. Võib-olla viibid nendega praegu ühes ruumis.

Küll aga võib suuremas meeskonnas, mis koosneb 50-st, 100-st, 500-st või enamast inimesest, tekkida suhtlemisel raskusi. Nii et turundajana on sul vaja head kommunikatsioonistrateegiat, et püsida oma töös tõhus.

Toome välja mõned parimad tavad, mida saad järgida suurepäraste uudiskirjade koostamiseks läbi meeskondadevahelise koostööga.

• Läbipaistvus

Igal osakonnal on oma struktuur, eesmärgid ja väljakujunenud tööviis – kõik see võib muuta koostöö tegemise keerulisemaks. Läbipaistvuse säilitamine on ülioluline eesmärkide saavutamiseks ja selleks, et kõik asjaosalised tunneksid, et nad on tõesti panustanud millessegi väärtuslikku.

Seega peavad turundajad esmalt väljendama oma selget soovi teha meeskondade vahel koostööd, arutada KPI-sid ja sisse seada ideaalne viis koostööks.

• Selge kommunikatsioon

Suhtlemine on eduka koostöö võti. Sissejuhatuse tegemiseks ja kõigile projekti eesmärkide tutvustamiseks peaksid korraldama avakoosoleku. Lisaks annavad ühisprojektide jaoks peetavad kohtumised võimaluse vastuväiteid arutada, võimalikke lahkhelisid lahendada, suhteid edendada ja kõiki meeskonnaliikmeid tegutsema motiveerida.

Koosolekul võiks arutada järgmist:

• Projekti eesmärke, verstaposte, (potentsiaalseid või juba olemasolevaid) ja tulemusi 
• Seda, mida eri tiimid üksteiselt ootavad. 
• Koostööks kasutatavaid kanaleid ja tööriistu. 
• Kohtumiste sagedust ja kestust. 
• Projekti edusamme. 
• Plaani, kuidas jagada valmivaid materjale, muudatusi ja lõpptulemust.

Kõik see võimaldab sul meeskonna väljakutsetest ja erinevustest hoolimata tõhusalt koostööd teha.

• Tööriistade kasutamine tõhusate töövoogude jaoks

Erinevused tööriistade ja -voogude osas on suureks takistuseks mistahes meeskonnakoostöös, kuid eriti ühisprojektide puhul. Ilma täpselt määratletud juhiste ja tehnoloogiata võivad projektid takerduda lünkadesse mille tõttu võtab nende lõpuleviimine terve igaviku. Veelgi hullem, see mõjub kõikidele projektis osalejatele demotiveerivalt ja vähendab tulevase koostöö võimalusi. Eriti oluline on toimivate vahendite kasutamine kaugtööd tegevate meeskondade jaoks.

Gartner märgib, et 80% töötajatest kasutab pärast pandeemiat tootlikkuse tagamiseks erinevaid tehnoloogilisi koostöövahendeid. Projektijuhtimine, suhtlus, videokonverentsid ja muu sarnane on muutunud töö sujuvuse tagamiseks ülioluliseks. Lõpuks pidage meeles toonitada, et kogu projekti puudutav suhtlus, tehtavad muudatused ning esilekerkivad küsimused peaksid olema kommunikeeritud läbi ühe konkreetse platvormi. 

Kui te seda juba ei tee, võtke tiimiga kasutusele mõni programm, mis ühendab kõik ärisuhtluskanalid ühtse platvormi alla. Nii väldite meeskonna tootlikkust negatiivselt mõjutavaid kommunikatsioonihäireid.

• Ettevõtte väärtushinnangutest ja imidžist kinnipidamine

Korralik koostöö meeskondade vahel võimaldab sul ammutada ideid ja perspektiive ettevõtte igast nurgast, kirjutada tõhusamaid ja väärtuslikumaid uudiskirjasid ning tõeliselt kaasata erinevaid gruppe oma publikust. 

Kui aga uurimisprotsess on tehtud ja hakkad turundusmeilide loomisega tegelema, pead alati esmalt kontrollima, kas nende sisu ühtib ettevõtte tooni ja brändinguga.

Koostööprotsessis on lihtne õiget tonaalsust kaotada ja see võib omakorda viia sinu sõnumite järjepidevuse kadumiseni. Seega, kontrolli alati enne uudiskirja avaldamist, kas see ka sobitub sinu brändi sõnumiga. 

Kokkuvõtteks

Hästi koostööd tegevad meeskonnad võimaldavad luua selliseid uudiskirju, mis suurendavad investeeringutasuvust ja kasvatavad ettevõtet. Meeskondade vahel jagatud teadmised ja oskused soodustavad innovatsiooni, suurendavad tootlikkust ja vähendavad vigu ettevõtte kommunikatsioonis. Selge suhtlus, realistlikud ootused ja tehnoloogia kasutamine on eduka meeskonnatöö võtmeks. Vaatamata võimalikele väljakutsetele avab meeskonnaülene koostöö sulle kui turundajale olulisi teadmisi, mida saad kasutada uudiskirjade tõhususe kasvatamiseks.